Processus de traitement des plaintes
1 - Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par CRIPHASE, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels du CRIPHASE, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par le CRIPHASE. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
2 - Traitement
CRIPHASE s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels du CRIPHASE pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par CRIPHASE est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
CRIPHASE doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, CRIPHASE invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par CRIPHASE.
3 - Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels du CRIPHASE, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Martine Poirier
Pour des raison de sécurité, notre adresse est confidentiel.
Toute demande doit nous être acheminée par courriel à : martine.poirier@criphase.org
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.